Jory ja päättämisen mahdottomuus

Lauri Fagerlund

Olin aikanaan töissä Kansainvälisen yrityksen Suomen osastolla. Yritys on tunnettu ja omalla alallaan todella arvostettu. Yrityksen hierarkia oli pyritty rakentamaan modernien tapojen mukaisesti mahdollisimman matalaksi ja siinä oli osaltaan mielestäni onnistuttukin.

Se, missä alkoi muodostumaan ongelmia, oli tilanne, kun matalassa hierarkiassa täytyy kuitenkin ruokkia suuria egoja, niinpä johtoryhmään päästettiin aivan liikaa porukkaa. Tilannetta ei helpottanut yrityskauppojen myötä johtoryhmään päätyneet ostettujen yritysten toimitusjohtajat.

Johtoryhmässä oli minun lopettaessa yrityksessä seitsemäntoista henkilöä. Seitsemäntoista.

No entä sitten? Mitä väliä?

Seitsemäntoista henkisessä Joryssa yhden henkilön työpanos maksaa yritykselle helposti toistasataa euroa tunnilta. Pyöristetään sataan, niin on mukavampi laskea. Eli pelkät palkkakulut ovat 1700 euroa tunnilta.

Vanha ryhmätyöopin viisasus sanoo, että missään päättävässä ryhmässä ei saisi olla yli seitsemää henkilöä ja jokainen henkilö yli tuon seitsemän heikentää päätöksentekoprosessia kymmenellä prosentilla, kunnes päätöksentekoelin kykenee enää päättämään oman seuraavan kokoontumisensa.

Tästä viisaudesta saatiin eräänä jouluna aivan konkreettinen esimerkki. Kyseessä oli yrityksen joululahjojen hankkiminen henkilöstölle.

Johtoryhmän kokouksessa asialistalla oli siis joululahjojen hankkiminen. Asiasta oli edellisessä kokouksessa fiksusti annettu kaikille kotitehtäväksi miettiä valmiiksi, mikä se lahja voisi olla. Kuten asiaan kuitenkin Suomalaisessa kokouskulttuurissa kuuluu, niin oikeastaan kukaan ei ollut kotitehtäviään suorittanut.

Joryssa alettiin käsittelemään joululahja-asiaa. Kotitehtävien laiminlyömisestä johtuen käsittely alkoi sillä, että kaikki kaivoivat tietokoneet esiin ja alkoivat googlettamaan erilaisia ideoita joululahjaksi.

Aikaa kuluu. Ensimmäinen 1700 euroa palanut rahaa

On suorastaan naurettavaa ajatella näin jälkikäteen tuota tilannetta. Onneksi en itse ollut paikalla. Yrityksen toimitusjohtaja oli joryn puheenjohtajana täydellisen kykenemätön tekemään minkäänlaisia päätöksia asian edistämisestä tai yleisen kurin tuomisesta tilanteeseen. Täydellisen kykenemätön tekemään minkäänlaisia päätöksiä tilanteessa mihinkään suuntaan.

Kun on aika lounastauolle, on koko aamupäivän aikana joryssa saatu aikaan ei yhtään mitään. Joululahjagooglettelu meni huutokonsertiksi, missä aina jonkun löytäessä jonkun idean internetistä, muut kuorossa torpedoivat idean maahan. Jokainen halusi olla se, joka saa kunnian löytää oikean joululahjan.

5100 Euroa palanut rahaa

Lounaan jälkeen jory jatkoi suuren joululahjavimman perässä. Ennen iltapäivän kahvitaukoa oltiin päästy yksimielisyyteen siitä, että joululahjaksi hankitaan pieni eväskori jotain yleispäteviä elintarvikkeita. Vähän kylmäsavulohta, pikkasen hilloa kylkeen, joku hyvä glögi ja pieni suklaakonvehtirasia.

8500 euroa palanut palkkakustannuksiin rahaa

Iltapäivän kahvitauon jälkeen alettiin laskemaan eväskorin kustannusta. Yrityksessä oli silloin noin 450 työntekijää (Jory mukaanlukien!). Jory päätti suuressa viisaudessaan, että eväskori tulee kilpailuttaa. Joryn jäsenten hyvien henkilökohtaisten suhteiden vuoksi kilpailutusta voitiin hoitaa “Siinä samalla”, kun kokous oli käynnissä. Puhelimet kävivät kuumana ja tietokoneiden näppäimistöt savuttivat. Päivällisaika alkoi lähestyä ja oli aika pitää toinen pidempi ruokatauko.

13600 euroa palanut palkkakustannuksiin rahaa

Päivällisen jälkeen jory kokoontuu jälleen yrityksen pääkonttorin neuvotteluhuoneeseen. Tapana oli, että jory päivät olivat todella pitkiä päiviä ja hoidettiin paljon tärkeitä asioita yhden päivän aikana kuntoon. Nytkin oli kova tekemisen meininki. Päästiin vertailemaan kilpailevia tarjouksia. Sisällöt olivat tietenkin hieman erilaiset, sillä jokainen elintarviketoimittaja jätti hieman erilaisen tarjouksen. Pirkka tuotteilla saatiin hintalapuksi 47 euroa ja S-ryhmä tarjosi 51 eurolla. Lidl tuli siihen väliin 49 eurolla.

Nyt alkoi todellinen vääntö, sillä hinnan lisäksi piti päättää, mikä lahjoista onnistuu toimitusaikansa puolesta sekä sisältönsä puolesta parhaiten. Vääntäminen jatkuu.

17 000 euroa mennyt rahaa

Toimitusjohtaja päätti tässä kohtaa, että on aika ilta-aktiviteettien. Ensin käytiin hieman saunomassa ja sittemmin mentiin iltajuhlaan, sillä olihan juhlat ansaittu hyvin tehdyllä työllä. Iltajuhlat maksoivat mitä maksoivat ja jory jatkoi pikkutunneille saakka juhlimista. Seuraavana aamuna jatkettiin työntekoa, sillä olihan asialistalla vielä pari asiaa kesken.

20 100 euroa mennyt rahaa palkkakustannuksiin

Aamulla päätettiin, että nyt jatketaan joululahja-asiaa ja hoidetaan se pois. Kovan keskustelun ja vääntämisen jälkeen päädyttiin lopulta Pirkka tuotepakettiin. Olihan se kuitenkin neljä euroa halvempi, kuin S-ryhmän ja kaksi euroa halvempi, kuin Lidlin lahjapaketti. Tässä saadaan selvää säästöä! Tilaus tehtiin lounasaikaan mennessä. Nostettiin skumpat huulille, kun kovalla työllä oli saatu nyt säästettyä 1800 euroa hankintakuluissa!

23 500 euroa mennyt

Lounaan jälkeen alettiin sopimaan, että miten lahjat jaetaan henkilöstölle. Vaihtoehtoina oli jalkauttaa työ alemmalle johtoportaalle, tuoda kaikki lahjat jokaiselle toimipisteelle, josta jokainen työntekijä saa ne itse hakea tai että joku muu jakaa lahjat aina per työntekijä. Alempaa johtoporrasta ei haluttu käyttää, sillä se on kallista. Sehän on muutenkin kuluerä yrityksessä ja parempi, että koittavat tehdä myyntityötään vain. Työntekijät voisivat hakea lahjat itse, mutta ei sekään ole hyvä, sillä silloin he eivät ole tekemässä tuottavaa työtä työmaillaan. Päätettiin jakaa lahjat omana työnä.

26 600 euroa mennyt

Nyt asia oli Joryn osalta käsitelty. Lahjat oli ostettu ja kaikki muut asiat olivat niiden suhteen päätetty. Joryn kokoontumisen toinen päivä oli melkein puolessa välissä ja edessä oli seuraavan vuoden budjettiesitykset, strategian päivittäminen, konsernitason päätösten jalkauttamista ja muuta humpuukia. Ei niillä ollut niin väliksi. Nyt oli kuitenkin säästetty 1800 euroa!

Lopulta lahjat saapuivat ensin pääkonttorille, missä jory sitten lajitteli paketteja niin, että ne saatiin toimitettua kaikkiin 34 toimipisteeseen. Toimipisteillä oli aina paikalla joko joryn jäsen tai sitten joku alempi johtaja, sillä jorylaisia ei riittänyt joka toimipisteelle. Lahjat nostettiin autoon ja lähdettiin jakamaan niitä työntekijöille. Jokaisen työntekijän työmaalla käytiin ja jokaiselle jaettiin lahjat. Keskimäärin jokaista lahjaa varten tuli ajokilometrejä noin kaksitoista ja aikaa kului noin puoli tuntia. Henkilöstöä oli kuitenkin kaikkiaan se 450. Toki osa henkilöstöstä kävi muutenkin konttoreilla ja poimivat silloin lahjansa. Olisiko ollut noin 200 lahjaa, mitkä toimitettiin työmaille. Sata tuntia töitä ja 2400 kilometriä ajoja lisää. Tuossa sadassa tunnissa tuntikustannus oli toki jonkun verran pienempi, kuin joryssa, niin lasketaan se vaikka 50 eurolla, joka vastasi alemman johtajan tuntikustannusta. Tällöin saadaan 5000 euroa kustannuksia, + kilometreistä 1200 euroa.

Joululahjat siis maksoivat lopulta seuraavasti:

Hankintaprosessi 26 600 euroa

Lahjat 21 150 euroa

Jakaminen 6200 euroa

Yhteensä 53 950 euroa

Tämä tarina on tosi. Numerot ovat pääpiirteittäin oikeaa kokoluokkaa. Tämä tarina kertoo siitä, kuinka pahasti jokin ajatteluprosessi voi vinoutua, kun on liikaa muuttujia. Kun ei ole kykyä tehdä päätöksiä tehokkaasti. Tämä prosessi olisi voitu antaa yhdelle henkilölle vastuulle muodossa “Hanki kaikille joululahjat ja järjestä niiden jakaminen jotenkin”. Joululahjojen hankintahinta ei siitä muutu, mutta niiden hankkimisen prosessin hinta olisi ollut korkeintaan tonni. Sen lisäksi jakamiseen kuluvat varat olisivat olleet samat. Niinpä olisi todellisuudessa säästetty yli 25 000 euroa työkustannuksia. Puhumattakaan turhautumisesta, tehottomuuden aiheuttamasta massaharhasta ja muista ongelmista, mitä päätöksentekoon kykenemätön päätöksentekoelin aiheuttaa.

Jaa ja keskustele

Lue lisää

Lafa.fi

Yhteystiedot
Y-tunnus:
3459233-1

Rovaniemi

+358440880175
lauri.fagerlund@lafa.fi
LinkedIn

Verkkolaskuosoite: 003734592331
Operaattoritunnus: 003708599126

Tietosuojaseloste