Palautekulttuurin rakentaminen

Palautekulttuurista puhutaan työelämässä paljon. Sitä toivotaan, siitä haaveillaan ja sitä pidetään tärkeänä. Silti todella monessa yrityksessä palaute tarkoittaa käytännössä yhtä asiaa. Sitä, että joku sanoo jotain vasta silloin, kun hommat ovat menneet päin helvettiä.

Tahcon Oy:llä tämä tunnistettiin ajoissa.

Toimitusjohtaja Niko Oksa näki organisaatiossa selkeän puutteen palautteen antamisessa. Lähtötilanne oli hänen sanoin hyvin perinteisen suomalainen. Palautetta tuli kyllä, mutta lähinnä silloin, kun joku oli mennyt pieleen. Muuten asia jäi ilmaan roikkumaan. Kun tilanne oli tunnistettu, Niko päätti tehdä asialle jotain eikä vain puhua sen tärkeydestä.

Yhteistyön alku

Siitä käynnistyi yhteistyö, jossa vedin Tahcon Oy:lle Livepäivät konseptilla työpajan palautekulttuurin rakentamisesta.

Työpajan sisältö ei lähtenyt liikkeelle palautteen tekniikoista. Se olisi ollut liian helppoa ja samalla vähän väärästä päästä aloittamista. Ensin piti puhua siitä, mikä palautteen alla oikeasti lepää. Luottamuksesta.

Jos työyhteisössä ei ole luottamusta, palaute tuntuu helposti hyökkäykseltä, näpäytykseltä tai näyttelemiseltä. Jos luottamus on kunnossa, sama palaute tuntuu kiinnostukselta, välittämiseltä ja aidolta halulta auttaa toista onnistumaan. Tämä oli yksi niistä oivalluksista, joka herätti Tahconin porukassa paljon keskustelua. Monelle oli yllätys, kuinka suuri rooli luottamuksella oikeasti on siinä, miten palautetta uskalletaan antaa, miten sitä osataan vastaanottaa ja ennen kaikkea miten siihen suhtaudutaan.

Kun luottamuksen merkitys oli avattu, siirryttiin itse palautteeseen. Siihen, mitä laadukas palaute oikeasti on, miten sitä voi antaa, miten sitä voi ottaa vastaan ja mitä vaikutuksia sillä voi parhaimmillaan olla. Työpaja oli kestoltaan vain yhden aamupäivän mittainen, mutta porukka oli alusta asti hyvin mukana. Keskustelu lähti heti liikkeelle, kokemuksia nousi pöydälle paljon ja aihe selvästi kosketti porukkaa arjen tasolla.

Hyvän äärellä

Ja juuri siinä kohtaa tiesi, että tästä voi tulla jotain hyvää.

Reilu kolme kuukautta työpajan jälkeen Niko kuvaa tilanteen muuttuneen selvästi. Palautetta annetaan nyt arjessa paljon aiempaa tiheämmin ja siihen on syntynyt useita erilaisia kanavia. Konttorilla on käytössä Wall of fame, johon kuka tahansa saa käydä jättämässä positiivista palautetta kollegasta. Seinää käytetään aktiivisesti. Sen rinnalla elää myös Wall of shame, johon pääsee, jos myöhästyy sisäisestä palaverista. Niko johtaa itse wall of shame seinän merkintöjä, mikä kertoo samalla jotain olennaista koko muutoksesta. Palautekulttuuria ei rakenneta juhlapuheilla vaan teoilla, huumorilla ja sillä, että johto osallistuu itse samaan peliin.

Niko nosti esiin myös yhden kiinnostavan vaiheen muutoksen keskeltä. Koulutuksen jälkeen palautteen antamiseen tuli hetkeksi pieni ujous. Oli tunne, että nyt ei voi sanoa tätä ääneen, koska porukka ajattelee heti, että tässä vain esitetään jotain uutta roolia, kun Lauri kerran käski. Ajatus oli vähän naurettava, mutta samalla hyvin inhimillinen. Uusi tapa toimia tuntuu alussa helposti feikatulta, vaikka tarkoitus olisi täysin aito. Muutaman kuukauden päästä tuo vaihe oli kuitenkin jo ohi. Nyt palaute kulkee Nikon mukaan suuntaan ja toiseen varsin luontevasti, ja hän kokee tilanteen olevan tällä hetkellä aika hyvä.

Työntekijän näkökulma vahvistaa saman muutoksen.

Werner Keipi oli ollut Tahconilla noin puoli vuotta ennen työpajaa. Hänen kokemuksensa mukaan palautetta ei juuri saanut, ainakaan selkeästi. Sitä tuli joskus epämääräisissä käytäväkeskusteluissa Nikon kanssa, mutta aina ei ollut edes selvää, että nyt muuten puhutaan palautteesta. Työkaverit kyllä tsemppasivat toisiaan jo silloinkin, mutta vähemmän kuin nyt. Kahdenkeskinen keskustelukulttuuri puuttui käytännössä kokonaan.

Nyt tilanne on toinen

Kahdenkeskisiä keskusteluja pidetään noin kolmen tai neljän viikon välein. Työkaverit jakavat palautetta toisilleen paljon aiempaa enemmän. Työmailta välittyy palautetta vastuuhenkilöille aktiivisesti myös Whatsapp ryhmässä. Werner nostaa esiin erityisesti sen, että palautteen laatu on parantunut merkittävästi. Enää ei jäädä pelkkään ympäripyöreään toteamiseen, vaan nyt saa myös rakentavaa palautetta. Sellaista, joka kertoo miten yhdeksikön suorituksesta tehdään kympin suoritus.

Tuossa kohtaa ollaan jo aika ison asian äärellä.

Monessa yrityksessä palautteen kehittäminen ymmärretään niin, että pitäisi oppia sanomaan useammin kiitos tai nostaa välillä peukkua. Sekin on hyvä alku, mutta ei vielä riitä. Todella toimiva palautekulttuuri näkyy siinä, että ihmiset saavat onnistumisistaan tunnustusta ja toisaalta myös sen verran selkeää suuntaa, että oma tekeminen paranee. Juuri siitä Wernerin kuvaamassa muutoksessa on kyse. Palautetta ei vain anneta enemmän. Sitä annetaan paremmin.

Oma näkökulmani tähän keissiin on lopulta hyvin yksinkertainen. Tahconilla onnistuttiin, koska porukka halusi oppia. Niin kliseiseltä kuin se kuulostaakin, mikään koulutus ei muuta organisaatiota yksinään. Muutoksen tekee aina se porukka, joka ottaa asiat käyttöön omassa arjessaan. Tässä tapauksessa oli hienoa nähdä, että jo yhden aamupäivän työpajalla pystyttiin käynnistämään muutos, joka näkyy vielä kuukausia myöhemmin käytännön toiminnassa.

Ja ehkä juuri siinä on tämän asiakastarinan tärkein opetus.

Palautekulttuurin rakentaminen ei välttämättä vaadi massiivista hanketta, puolivuotista kehitysohjelmaa tai loputonta määrää palavereita. Jos lähtötilanne tunnistetaan rehellisesti, johto sitoutuu itse muutokseen ja porukka on valmis harjoittelemaan uutta tapaa toimia, jo pienikin sysäys voi muuttaa paljon.

Tahcon Oy:llä tuo sysäys oli yksi aamupäivä.

Ja sen jäljet näkyvät arjessa edelleen.

Lue lisää palvelusta Livepäivät työnjohtajille.

Tutustu palveluun Työnjohdon tuki, jos haluat rakentaa muutoksesta pysyvän toimintatavan.